Carta Comercial
¿ Que es una carta comercial ?
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales.
La carta comercial puede ser presentada en formato digital o impreso, así como, tratar diversos temas de índole comercial que cautiven o generen interés en el destinatario.
Por tanto, la carta comercial se caracteriza por tener un contenido formal y expositivo acerca de las ventajas y los beneficios que se pueden obtener a partir de un compromiso comercial tras una compra, una venta o una afiliación con una empresa en particular.
Asimismo, la carta comercial puede tratar diversos contenidos de tipo comercial como la solicitud de una reunión, de catálogos, de lista de precios, de créditos, promociones, pedidos, descuentos, invitaciones, entre otros.
Estructura de una carta comercial
A continuación se presentan las partes que conforman la estructura de una carta comercial.
- 1. Membrete: es el nombre de la institución o empresa que puede ser privada o estatal, dirección, correo electrónico, lugar y en algunos casos tienen el logotipo de la empresa. ejemplos2. Fecha: Se coloca en la línea 14, recordar que si en el membrete aparece el lugar ya no es necesario colocar lugar, pero si no hay lugar entonces debe escribir lugar y fecha, dependiendo del estilo si es bloque o bloque extremo, debe retroceder 10 espacios del centro de la hoja, para escribir lugar y fecha, si únicamente es la fecha se escribe del centro a la derecha.3. Referencia: Se escribe debajo de la fecha.4. Destinatario: Es a quien va dirigida la carta, lleva nombre, dirección y lugar. Se escribe a un espacio considerable de la fecha al destinatario dependiendo del tamaño de la carta. Si es corta dejar 10. espacio, mediana 8 y para carta larga 6.5. El saludo: Debe ser corto y se escribe a dos espacios debajo del destinatario.6. Texto o cuerpo de la carta: Se escribe a dos espacios debajo del saludo.7. Despedida: Se escribe a dos espacios debajo del saludo. Debe ser corta. ejemplos. Hasta pronto, Atentamente, Hasta otra oportunidad, A sus órdenes. En espera de su respuesta.8. Antefirma: La antefirma es el nombre de la empresa que está enviando la carta o sea es el membrete y se escribe todo en mayúscula. Se escribe a dos espacios debajo de la despedida. Dependiendo del estilo de la carta puede escribirse al margen izquierdo o centrada.10. Postfirma: Es el nombre mecanografiado de quien envía la carta o representa a la empresa. Se escribe a cuatro espacios debajo de la despedida, o si lleva antefirma igual a cuatro espacios debajo de la misma.11. Cargo: Se escribe debajo de la post-firma. Ejem. Director, Gerente, Contador, Administrados, entre otros.12. Anexos: Son documentos agregados a la carta, ejemplo, fotos. recibos, mapas, etc.13. Identificación mecanográfica: Se Escribe a dos espacios debajo de los anexos Es el nombre o apellido de la persona quien transcribe la carta. Si es una señorita debe escribir su nombre de pila y la inicial del apellido, ejemplo: Sara M. si la carta la transcribe un hombre debe escribir la inicial de su nombre y su primer apellido.
Estilos de carta comercial
Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
Estilo Bloque Modificado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Estilo Sangrado: Se presenta en este texto a manera de simple información ya que actualmente está en desuso. El estilo de carta escalonado se diferencia del estilo semibloque en que, exceptuando la primera línea que comienza contra el margen izquierdo, cada una de las líneas de los datos del destinatario lleva sangría 5 espacios más amplios que la línea anterior. En cualquier de los estilos de carta, los datos del destinatario se escriben a interlineación sencilla.
PUNTUACIONES DE LA CARTA
Puntuación abierta
No se usan signos de puntuación después de las líneas del destinatario (nombre y lugar), saludo, despedida, nombre de la empresa (antefirma) ni las partes de la firma. Sólo lleva el punto en los párrafos que forman el cuerpo de la carta.
Puntuación mixta o estándar
Sólo se usa los dos puntos después del saludo y la coma después de la despedida. El final de todo párrafo termina en punto y aparte. Es la más usada en nuestro medio.
Puntuación cerrada o completa
Lleva puntuación:
Punto después de la fecha.
Coma después de cada línea del destinatario, con excepción de la última que lleva punto.
Dos puntos después del saludo.
Coma después de la despedida.
Coma después de cada una de las líneas de la firma, con excepción de la última que lleva punto.
TAMAÑO DE CARTAS
MEDIDAS DEL PAPEL Y TIPOS DE LETRA
El tamaño de la hoja de papel carta estándar es de 21 x 28 centímetros. En toda hoja tamaño carta caben 66 interlineas verticales. Cada movimiento horizontal del carro o conjunto impresor se llama espacio o golpe. Cada movimiento vertical del carro se llama interlinea o renglón; hay líneas de escritura y líneas en blanco (interlineas).
Con las máquinas de escribir del tipo de letra más grande llamado pica, pueden escribirse 85 caracteres horizontalmente (letras, números o símbolos) en un papel de tamaño carta de 21.5 centímetros de ancho; con la máquina tipo elite pueden escribirse horizontalmente 102 caracteres en el mismo ancho de papel.
Con el borde izquierdo de la hoja de papel colocado en la posición cero de la escala del carro, usted puede saber cuál es el tipo de máquina. Observa el número que aparece en el borde derecho del papel en la escala numerada del carro. Si es de 85, su máquina es pica; por el contrario, si son 102 espacios su máquina es élite.
La máquina eléctrica de mono elemento tiene ya incorporados los dos tipos de letra así: 10 pica y 12 élite.
Las máquinas electrónicas tienen incorporados tres tipos de letra así: 10 pica, VI élite y 15 micrón.
Tipos de carta comercial
Carta de presupuesto: aquella en la que la empresa da respuesta a la persona o compañía que ha realizado una consulta previa en relación con un producto, servicio o promoción. Por lo general, está compuesta por un texto corto, de uno o dos párrafos, en el que se detallan las características del producto y las formas de pago. Es importante, además, que se genere interés en el cliente.
Carta de pedido: este tipo de documento se emplea cuando el objetivo es solicitar el envío de un producto o mercancía. En este caso, el texto debe adquirir un tono descriptivo para hablar de las características del artículo, tales como color, cantidad, número de catálogo, tamaño y precio.
Carta de envío: se trata básicamente de una nota corta, de no más de dos párrafos, en la que la compañía notifica a su cliente el envío de la mercancía solicitada y detalla las condiciones en que ha sido realizado.
Carta de recepción: aquella en la que el cliente confirma la recepción de la mercancía que había solicitado a la compañía. En caso de que el producto llegue a manos del cliente en malas condiciones o haya sufrido desperfectos durante el envío, el cliente deberá registrar los incidentes en una carta de reclamación, la cual enviará acto seguido al proveedor.
Carta de reclamo: son las que presentan quejas formales por alguna situación o motivo. Su texto debe demostrar claridad en la exposición y jerarquía en los detalles. La parte afectada debe tener en cuenta que este tipo de documentos debe basarse en una situación de justicia y ética comercial y no, por el contrario, en razones personales ajenas a la operación. Si es posible, se recomienda adjuntar facturas, recibos y testimonios que refuercen la queja.
Según Caterin Martínez
"Existen diversos tipos de cartas de acuerdo con el propósito con el cual se escriben. En este sentido, tenemos cartas de negocios, cartas de recomendación, cartas de renuncia, cartas formales, cartas personales, entre otros."
Hemos aprendido. cuál es el tamaño de una hoja carta, tanto horizontal como vertical en un documento Word. También hemos aprendido a utilizar nuestra regla tanto para establecer nuestros márgenes, marcar sangrías, y para trabajar tabulaciones, ahora estos conocimientos nos, ayudarán realizar nuestros documentos comerciales.
Seleccionamos el tamaño del papel, en este caso es tamaño carta. orientación vertical, fuente Arial es el más recomendable tamaño 12.
- Establecer nuestros márgenes, según el tamaño de nuestra carta.
- Por su tamaño las cartas pueden ser cortas, mediana y larga, según los estándares de la correspondencia comercial estas se establecen según la cantidad de palabras, que contengan
- Para determinar el tamaño de la carta, hay que redactarla y luego verificar en la barra de estado la cantidad de palabras, según la siguiente tabla puede ver el tamaño de carta.
- Carta Corta de 50 a 100 palabras.
- Carta Mediana de 101 a 200 palabras
- Carta Larga de 201 a 300 palabras
Al elaborarlas en máquina de escribir usted determine los márgenes según el tipo de maquina y tamaño de carta.
Línea de Escritura
Línea de Escritura
Tamaño de carta Máquina paso l2 Márgenes Máquina paso 10 Márgenes
Carta corta 50 pulsaciones (26-76 ) 40 pulsaciones (22-63)
Carta mediana 60 pulsaciones (21-81) 50 pulsaciones (17-68)
Carta larga 70 pulsaciones (16-86) 60 pulsaciones (12-78)
También puede tomarse en cuenta la cantidad de párrafos, ejemplo.- Carta corta: Uno o dos párrafos.
- Carta mediana: Dos a tres párrafos
- .Carta larga: Cuatro a más de cinco párrafos.
Como hemos visto las cartas tiene un medida que hay que respetar, en consecuencia debemos de establecer nuestros márgenes según el tamaño que necesitemos.
Al elaborarlas en computadora la medida del margen para la carta según su tamaño es:
Al elaborarlas en computadora la medida del margen para la carta según su tamaño es:
Carta corta 5 centímetros
Carta mediana 4 centímetros
Carta larga 3 centímetros
MARGENES DE LA CARTA EN COMPUTADORA
EJEMPLO DE CARTA COMERCIAL
REFERENCIAS
